Un client réalise plus de km que prévu, prolonge le délai de restitution d’un bien ou ajoute une prestation durant son séjour. Une fois le dossier de réservation clos, ce complément reste à facturer : c’est le rôle de la facture complémentaire.
Cette fonctionnalité s’inscrit dans le paiement PLBS (Réservation et la Location), qui repose sur le mécanisme de la pré-autorisation. Pour comprendre le fonctionnement global du PLBS, retrouvez notre article dédié. Les cas précédement cités utilisent une option précise du PLBS pour réaliser un paiement sortant du champ d’action de la pré-autorisation.
Qu’est-ce que la facturation complémentaire dans le PLBS ?
La facture complémentaire est une étape facultative du cycle PLBS. Elle intervient après la clôture d’un dossier, lorsque le commerçant doit facturer un montant qui n’était pas couvert par la pré-autorisation initiale.
Elle ne doit pas être confondue avec la clôture du dossier elle-même où le commerçant capture le montant réellement dû, dans la limite du montant de la pré-autorisation réalisée au départ. La facture complémentaire va plus loin. Elle permet de déclencher un tout nouveau paiement, une fois le dossier fermé, sans repasser par une nouvelle saisie carte du client.
Dans quels cas doit-on faire une facture complémentaire ?
Le cas courant est celui d’une consommation ou d’une prestation additionnelle intervenant non prévu dans le cadre du dossier PLBS. Par exemple : un dépassement de consommation ou une option souscrite en cours de séjour.
Prenons l’exemple d’un séjour hôtelier. Le client effectue son fast check out sans avoir besoin de régler la chambre grâce à une pré-autorisation effectuée en amont via le PLBS. En partant, il n’annonce pas de consommation prises dans le mini bar de la chambre. Après le départ du client, l’hôtelier réalise un contrôle du mini bar et constate des consommations non réglées. Il déclenche simplement la demande d’un paiement pour une facture complémentaire. Cette étape ne nécessite pas la présence du client.
Pré-autorisation PLBS et facture complémentaire : comment ça fonctionne ?
La facture complémentaire reste liée au dossier ouvert par la pré-autorisation initiale, mais fonctionne selon une logique différente. La pré-autorisation bloque un montant sur la carte du client pendant 30 jours maximum et s’accompagne d’une garantie de paiement pour le commerçant. La facture complémentaire, elle, correspond à une nouvelle demande d’autorisation, distincte de la première. Elle ne bénéficie donc pas de sa garantie de paiement. Le paiement peut se voir réfusé si la carte a expiré entre temps, a été mise en opposition, ou si le compte du client a un solde insuffisant.
Si le dossier n’est pas clôturé dans les temps et qu’il se retrouve en statut « expiré », aucune facture complémentaire ne peut être émise.
Le mode de déclenchement dépend du parcours initial du dossier. Pour un parcours en ligne, la facture complémentaire se déclenche depuis le back office (Lyra Collect ou PayZen) ou depuis vos outils (ERP) via nos webservices dédiés, sans présence du client. Tandis que pour un parcours réalisé sur un terminal de paiement, l’action se réalise sur le TPE en question. Dans ce cas, le back office permet uniquement de consulter l’état du dossier.
Facture complémentaire PLBS : les bonnes pratiques à respecter en tant que commerçant / e-commerçant
Puisque la facture complémentaire n’apporte pas de garantie de paiement, quelques réflexes limitent le risque d’impayé et de contestation :
- Notifier le client en amont. Prévenir de la possibilité d’une facturation complémentaire dès la réservation, et informer le client au moment où elle est déclenchée, réduit nettement le risque de contestation à posteriori.
- Agir rapidement après la clôture du dossier. Plus le délai entre la clôture et la facture complémentaire s’allonge, plus le risque que la carte ne soit plus valide augmente.
- S’appuyer sur la traçabilité du dossier. Le back office conserve l’historique complet comme le montant initial, le statut de clôture, la facture ajoutée. Cette traçabilité sert de justificatif en cas de litige avec le client.
Bon à savoir : le montant d’une facture complémentaire n’est pas plafonné par celui de la pré-autorisation initiale.
Aller plus loin
La facture complémentaire est une brique du PLBS. Pour comprendre l’ensemble du fonctionnement de la pré-autorisation à la clôture de dossier, découvrez notre article dédié. Pour les fondamentaux de la pré-autorisation et sa différence avec l’empreinte bancaire ou la caution, consultez notre article à ce sujet.
Une question sur la mise en place du PLBS et de la facture complémentaire dans vos outils ?